office使用技巧大全

幻灯片之家手机版 / 2022-04-16 12:12:01

　　Word不仅仅是“写字板”

　　用Word的人大多只是把文字简单的堆入到版面中，只是进行简单的排版，最后整理起来就要相当麻烦了。其实Word不仅仅是“写字板”。

　　1、论文虽好，不要为整理而烦恼

　　对于上学的朋友来说，写论文是用到Word最多的时候，也是问题最多的时候，就让我们来看看写好一篇论文应该注意些什么吧。

　　步骤1、页面设置

　　写任何文章前，都要先定好页面尺寸，通常学校都会有指定要求，这里我们也给出一种设置方法。

　　第一步：进入Word，点击菜单中的“文件－页面设置”，然后在“页边距”中依此进行设置，“上”设置为“3.7厘米”，“下”设置为“1.7厘米”，“左”设置为“1.0厘米”，“右”设置为“1.4”厘米，“装订线”设置为“1.35厘米”。

　　第二步：点击“纸张”标签，纸张大小设置为“16开”。

　　第三步：点击“文档网络”标签，将“网络”设置为“指定行和字符网络”，然后再将“每行”设置为32字符，跨度为12.75磅，将“每页”设置为“21”行，跨度为“27.45”磅。

　　步骤2、样式设置

　　Word 中的样式可以设置标题、小标题、正文的格式，对于很多朋友来说的是最容易忽略的功能之一，不少人认为这功能不实用，使用不方便，其实当你能够熟练的使用它后，就会发现，其实它能帮你减少很多重复工作，统一文档的格式。更重要的是在最后制作目录和索引时可以减少很多工作量。

　　不同的学校对样式都有不同的要求，下面步骤中的设置数据可根据实际情况进行替换。

　　第一步：点击“格式－样式和格式”，这时窗口右侧会显示出“样式和格式”窗口。

　　第二步：Word中已经内置了一些格式供我们使用或修改（点击样式后，从下拉菜单中选择“修改”），这里我们直接点击“新样式”，新建样式。

　　第三步：在弹出窗口的“名称”中输入“章标题”，在“后续段落样式”中选择“正文”（设置完标题下面的段落继续使用正文样式），将格式设置为“黑体”、 “三号”、“居中”（勾选“自动更新”后，当你在“样式”外直接对任意一个章标题文字格式进行修改后，其他标题样式也会随之改变）。

　　第四步：用第三步方法设置好“正文”、“小标题”等样式。

　　第五步：在使用时，我们可以提前选中“章标题”样式，然后再输入标题，也可以选中标题文字后再选择“章标题”样式。

　　步骤3、文章分节

　　提示：在我们使用Word制作论文时，一定要注意，不要用手动敲空格来实现对齐，同理，也尽量避免使用回车的方法来调整段间距及换页。

　　在写论文时，你可能会先列好小标题，为了后面添加页眉、页脚方便，可能需要我们对不同的章节进行分节。

　　写好小标题后，将光标定位至分章处，然后点击菜单中的“插入－分隔符”，对于分章处，我们选择“下一页”，这样不必再敲回车去换页了，如是分节处，则可选择“连续”。

　　步骤4、编号也要自动化

　　提示：通常我们先会使用“多级符号”，然后再使用“编号”，如果再分级，则会使用“项目符号”。

　　论文的基本特征是结构严谨、条理分明，因此章、条（节）的编号有严格的规定。比如我们采用一级标题的编号为1，2……；二级标题的编号为1.1，2.1，2.2……；三级标题的编号为1.1.1，1.1.2……，依此类推。

　　第一步：点击菜单中的“格式－项目符号和编号”项，点击“多级符号”标签。

　　第二步：选中你选择的编号样式后，点击“自定义”按钮。

　　第三步：点击“高级”按钮，然后选中“级别”下的“1”，再在“将级别链接到样式”中填入“章标题”，用同样的方法将级别2设置成“节标题”，最后点击“确定”，现在编号就已经制作完成了。

　　步骤5、编辑公式

　　对于理科班的同学，编辑数学公式是少不了要用到的功能。在Word中使用公式编辑器可以很轻松地完成公式的编辑。

　　第一步：点击“插入－对象”，然后选择“新建”选项卡。

　　第二步：在“对象类型”框中选择“Microsoft 公式3.0”，如果之前没有安装公式编辑器，会提示你进行安装。

　　步骤6、插图编号

　　提示：对于已经添加到文档中的图片，可以通过右击鼠标，选择“题注”的方法添加图片编号。

　　在写论文时，最好是将图片进行编号，当然不是手动来输入编号，而是让Word来帮我们为图片自动编号。

　　第一步：在插入图片之前，先点击菜单中的“插入－引用－题注”，打开对话框单击“自动插入题注”按钮。

　　第二步：在弹出的窗口勾选“Microsoft Word 图片”，然后点击“新建标签”按钮，在弹出对话框中输入“图”。如果需要，单击“编号”按钮打开对话框选中“包含章节号”，并选择“章节起始样式”列表中的章节标题样式。

　　第三步：再选择菜单中的“插入－图片－来自文件”，这样插入的图片就会自动加入图注了。

　　图片插入文档以后，发生了增加或删除等情况。例如在原来的编号之间插入了新的编号，Word 2003会根据图片所在的章节以及前后的图片编号，自动给予选中的图片正确的编号。如果删除了论文中的某一张图片，只需将对应的编号删除。然后右击已删除编号前后的某个编号，选择快捷菜单中的“选择格式相似文本”，将文档中的所有图片编号选中。再次右击鼠标选择快捷菜单中的“更新域”命令，所有图片编号就会按照顺序自动调整。Word 2003编号默认的字体是“黑体”，字号为“10”磅。如果需要修改编号的字体和字号，可以右击任意一个编号，选择快捷菜单中的“选择格式相似的文本”，将稳当中的图片编号全部选中，然后使用“格式”工具栏修改“字体”和“字号”即可。除了编号以外，凡是使用“域”的功能。例如“目录”、“脚注和尾注”和 “交叉引用”等都可以采用上述方法修改它们的字体和字号等属性。

　　提示：除了图片以外，凡是“自动插入题注（插入－引用－题注－自动插入题注）”对话框中列出的对象，包括表格、文档、公式等等，都可以采用上面介绍的方法自动编号。

　　步骤7、图片的引用

　　我们在论文中经常会引用某个图片，比如“请参见图2-1”，“参见第X章、如图X所示”等，这时不要手敲，而要使用“交叉引用”功能。

　　第一步：先将光标定位至需要插入图号的位置，比如“请参见”后，点击菜单中的“插入－引用－交叉引用”。

　　第二步：打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表中选择“图”，在“引用类型”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”框内选中“图2-1”，单击“插入”按钮即可插入一个交叉引用。

　　如果论文中的某个对象（例如图片）连同编号被删除，那么它后面的所有对象的编号必须手动刷新。办法是选中整个文档，按“F9”键使Word 2003更新域，图片编号和交叉引用等即可自动更新为正确状态。

　　步骤8、页眉页脚

　　页眉页脚的制作有很大学问，制作好一个特殊的页眉页脚还是很麻烦的。

　　第一步：点击菜单中的“视图－页眉页脚”，弹出“页眉页脚”设置窗口。

　　第二步：输入好页眉页脚的文章，然后点击“页眉页脚”中的“设置页码格式”，对页码进行设置。通过“页面设置”窗口中“版式”选项卡下的“奇偶页不同”和“首页不同”可以让页眉和页脚有更多的变化。

　　第三步：可能有很多朋友需要在页眉中插入章节标题，这需要用到“域”。将光标定位至页眉后，点击菜单中的“插入－域”，在“域名”中找到“StyleRef”，在“域属性”中找到“章标题”，然后点击下侧的“域代码－选项”按钮，在弹出窗口中的“开关”出选择“\n”

　　第四步：确定后，每页的页眉处就会显示出相对应的章标题。

　　提示：添加过分页符后，可以通过“页眉和页脚”窗口中“链接到前一个”，来对文档页码可以从第五页开始显示，只要解除链接，删除前面的页码，再通过“页码格式”窗口，将“其实页码”设为“1”即可。

　　步骤9：目录生成

　　老师评论文的时候，第一印象主要来自标题、目录和摘要，可见目录制作的好坏直接影响了论文最终效果。

　　第一步：将光标定位至文章开始处。

　　第二步：点击菜单中的“插入－引用－索引和目录”，在弹出窗口中点击“目录”标签。

　　第三步：点击“选项”按钮，将“目录级别”中“标题1”至“标题3”中的数字清除，然后将“章标题”和“节标题”的“目录级别”分别设置为“1”和“2”。

　　提示：如果我们使用过大纲，目录也可以通过大纲进行设置，后面我们会对大纲是使用方法进行介绍。

　　2、多文档同时操作

　　如果要进行较长文档的排版（比如你要排书，或是论文过长），建议你将Word文档分开，通过Word中的“主控文档”功能，我们可以将这些独立的文档有效地组成为一个整体。

　　第一步：新建一个空白文档，点击“视图－大纲”项，同时在工具栏内会显示出“大纲”工具栏。

　　第二步：按事先拟定的大纲输入文档，然后把光标定位至标题任意位置，从“大纲”工具栏的下拉菜单中，为每一个标题选择合适的级别。文档标题只有获得了“大纲级别”，才能在自动编写文档摘要和目录等应用中发挥作用。

　　第三步：下面就要开始创建子文档，只要选中标题，然后再点击大纲工具栏中的“创建子文档”按钮即可。

　　3、页眉章节添加有诀窍

　　前面我们已经介绍了如何在写论文时，用域添加章标题，不过这个方法只显示出章标题的内容，并未显示出第几章，我们可以通过手动添加域代理的方法实现。

　　第一步：激活页眉，选定域，按下Alt+F9，显示域代码。

　　第二步：此时的域代码为“{STYLEREF “标题1”\*MERGEFORMAT}”，修改此代码为“{STYLEREF “标题1”\r}{STYLEREF “标题1” \*MERGEFORMAT}”，\r参数表示“插入相关内容中引用段落的段落编号”。

　　第三步：按下Alt+F9，隐藏域代码就可以看到最终的效果了。

　　4、巧用分节符，纵横任意变

　　现在很多报告都是正文是纵向的，附表或是插图需要横向排版，这个问题其实是可以通过分节符来解决的。

　　第一步：将光标定位至需横向排版页的前页的最后一行，选择菜单中的“插入－分隔符”项，在弹出窗口中点击“下一页”。

　　第二步：将光标定位至需横向排版页的最后一行，选择菜单中的“插入－分隔符”项，在弹出窗口点击“下一页”。

　　第三步：选择菜单中的“文件－页面设置”，将“方向”设置为“横向”，“应用于”设置为“本节”即可。

　　提示：当需要每一章（每章之间用加入分节符）从奇数页开始时，可以点击“版式”，将“节的起始位置”设置为“奇数页”（通过“打印预览”可以查看正确的效果）。

　　5、英文双引号变中文双引号

　　在对文档处理时，把英文引号替换为中文引号是让人头痛的一件事，用VBA代码的方法替换，不过太过复杂。这里告诉大家一个简单的方法。

　　第一步：将光标定位至文件开头，选择菜单中的“编辑－替换”，打开“查找和替换”窗口。

　　第二步：点击“高级”按钮，勾选“使用通配符”，在“查找内容”中输入“”(*)””(不含外侧中文引号)，“替换为”中输入“”\1”” (不含外侧中文引号，这里的“1”为数字)，最后，点击“全部替换”按钮即可。

　　提示：使用这个操作完成的是：查找英文引号及其中间的文本，将其替换为左右中文引号的表达式1（即原文）的文本。

　　6、去除添加的页眉和页脚

　　添加了页眉和页脚后，怎么去掉呢？以前很多人是把页眉和页脚的横线隐藏掉，并清空所有的文字，而下面的方法是真正的去除方法。

　　第一步：点击“工具－宏－Microsoft脚本编辑器”菜单项。

　　第二步：在弹出窗口左侧的“项目资源管理器”中找到要去除页眉和页脚的文件名，双击其下的header.htm

　　第三步：按Ctrl+A键，再按Del键，删除所有的代码，再回到Word中，刷新即可。

　　7、选中文章所有汉字及中文标点符号

　　如果要提取一篇文档中的所有汉字怎么选择呢？当你需要这个问题时，下面是最佳的解决方法。

　　第一步：点击“插入－符号”，在“子集”下拉菜单中确认是否有“CJK兼容字符”项，如果有则使用的是Unicode 3.0字符集，如果没有则为Unicode 2.0字符集。

　　第二步：点击菜单中的“编辑－查找”项，在弹出窗口中点击“高级”按钮，勾选“使用通配符”，如为Unicode 3.0字符集，则在“查找内容”中输入“[一-龥]”；如为Unicode 2.0字符集，则在“查找内容”中输入“[一-﨩]”。

　　第三步：勾选“突出显示所有在该范围找到的项目”项，点击“查找全部”即可。

　　Excel篇

　　1、使用边框中的对角线

　　首先，选中要绘制斜线表头的单元格，单击鼠标右键，然后进入“设置单元格格式－边框－外边框”，再单击从左上角至右上角的对角线按钮，确定。当然你也可以在次窗口中修改线条的样式和颜色。此方法下的文字问题可以通过单元格内换行（Alt+回车键）、用几个单元格设置不同的对齐方式（居中、靠左、靠右等）、把字体改小来解决。

　　2、使用绘图工具

　　首先选中要绘制斜线表头的单元格，右键选“设置单元格格式”，再单击“边框－外边框”按钮，确定即可（启用“绘图”工具栏的方法是：单击“视图－工具栏－绘图”）。现在选中直线，在要绘制斜线表头的单元格中，将鼠标放在左上角，拖动鼠标，将直线右下角放置在所需位置即可。重复上一步，添加多条斜线都没有问题。通过添加文本框并将其外边框线条颜色设置为无线条颜色无背景，可以在需要的位置输入标题。

　　3、应用不同的行本身

　　复杂一点的表头，比如序号\数量\项目三个元素，可以将“序号”放在“A2”格，水平靠左；“数量”放在“B2”格，水平居中；“项目”放在“B1”格，水平靠右。然后\线用绘画中的画线工具完成，在“A1：A2”画一条斜线，“A1：B1”画一条斜线，就OK了。

　　部分文字玩特效：

　　我们认为电脑是万能的，自己的手也是万能的，什么都可以输入电脑，可是遇到平方、下划线等情况，就犯愁了。比如现在输入单位“Kg/m3”，如何把中间的 3变成上标？很简单，选中3，点击“格式－单元格”，选中“特殊效果”里的“上标”就完成了。看，删除线、下标以及各种下划线都在这里，以前粗心的自己是否从未注意过？

　　局部“捉迷藏”：

　　蜥蜴是聪明的，它懂得通过不断变化颜色来保护自己。Excel的应用更具广泛性，无论想把哪里藏起来，都不在话下。先看看“轻度隐身”。选择要隐身的单元格，进入“格式－单元格”，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，然后在“类型”框中键入三个半角的分号“;;;”，确定。好了，单元格中的内容不会显示在工作表中，但当你单击这个单元格后，编辑栏中会显示其内容。

　　如何完全隐身呢？

　　在“保护”选项卡中，选中“隐藏”复选框，确定。然后进入“工具－保护”，单击“保护工作表”，选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，还可以键如密码，确定即可。要恢复显示，在“工具－保护”子菜单中单击“撤销工作表保护”就OK。还可以把要保护的局部区域的字改为白色，再进行整个工作表的保护。

　　行列的折叠：

　　降落伞不用时可以收成伞包，那么暂时没用的行列能先收起来吗？有时侯数据过多，为了把最重要的数据显示在单元格中，可以把行或列隐藏起来。首先任意点击一个单元格，进入“格式－行－隐藏”，这个单元格所在的行就隐藏起来了，隐藏列的方法相似。

　　还有一种折叠，带有加号，打开后又变成减号，如何实现的呢？选定所要折叠的区域，在“数据”里选“组及分级显示”（或按Alt+Shift+→），可以按行或列分组，也就是折叠。点击“取消组合”或按（Alt+Shift+←）就能恢复原貌。

　　打印篇：

　　在《越狱》最精彩的“惊险大逃亡”中，迈克尔和哥哥为了争取时间，取得最后的胜利，“淘汰”了少数兄弟。我们阅读纸制文件更容易发现某些不易察觉的错误，所以把电子文档打印出来再反复检查修改十分必要。那么，打印Word文档时是否所有的元素都要打印出来呢？

　　未必，威力加快打印的速度，可以按草稿的质量输出打印文档，不打印格式及大部分图形。在“打印”对话框的“选项”中选中“草稿输出”即可。

　　打印PPT的时候，在“打印”对话框的“打印内容”中选择“幻灯片”（保留格式）、“讲义”（可在一页中打印几张幻灯片）、“备注页”（含有批注的幻灯片）、“大纲视图”（按幻灯片分页的文字）等项目，能获得不同的打印内容。比如一个PPT，演讲者自己打印时可以保留批注，而给参加培训的人员发的材料，可以把这些无关信息去掉。打印Excel的时候，局域、工作表还是工作簿都能根据需要选择。

　　Excel的特长是计算，通过它可以很轻松地实现学生的平均分、总分的计算、名次的排序、工作人员工资的统计、计算等等。不过“巧妇难为无米之炊”，在计算之前首先需要输入大量的计算数据，有时还要对输入的数据做一些编辑。如果我们能进一步掌握一些技巧的话，就能够事半功倍，大大提高工作的效率了。

　　技巧1：快速输入大量含小数点数字

　　在Excel中，直接输入“00015”，就自动加上小数点，变成“0.0015”，是不是很方便？如果需要输入大量这样的含小数点的数字，这样的方法一定能节约许多时间。不过要达到这样的效果，还要做一些简单的设置。

　　第一步：启动Excel，执行“工具－选项”命令打开选项对话框。

　　第二步：单击“编辑”标签，勾选“自动设置小数点”项，在“位数”框中输入需要显示在小数点右面的位数，这个例子是4位，确定后返回。现在就可以直接输入数字，让Excel自动加小数点了。

　　提示：如果在选项对话框中将位数设置成负数，如设置成“-3”，则输入任意数并回车后，在数字后面会自动加上3个0。

　　技巧2：快速输入大量相同的数据

　　当我们需要在不同的单元格中输入大量相同的数据信息时，如果每次都要一个一个地输入单元格，就太浪费时间了，而且还比较容易出错。这时可通过下面的方法快速输入。

　　方法1：相邻单元格的重复输入

　　可以先在第一个单元格中输入数据，然后拖动单元格右下角的填充柄选择其他的单元格，就可以快速复制了。

　　方法2：不相邻单元格的重复输入

　　按住Ctrl键不放并依此点击选中需要填充数据的所有单元格；放开Ctrl，在最后选中的那个单元格中输入数字；再次按下Ctrl键并按回车键，所有选中的单元格中就会填充上同一数据了。